A l’ère du COVID, les applications de bureau se mettent à jour

Tandis que les employés commencent à retourner au bureau, les applications dédiées aux espaces de travail évoluent pour englober de nouvelles fonctionnalités axées sur la santé et la sécurité.
De nombreuses applications couramment utilisées permettent déjà de réserver des salles de réunion et de rechercher des postes de travail disponibles.  Mais ces fonctionnalités sont cependant en cours de redéveloppement pour tenir comptes des restrictions relatives à la COVID-19.

Par exemple, l’application Safe Distance, développée par Smart Citti et Wrld3D crée une cartographie en 3D des bureaux et indique la position des collaborateurs pour montrer les zones occupées et faciliter la prise de décision quant à l’utilisation des espaces communs.

Parallèlement, le cabinet de conseil PwC teste une application mobile dans ses bureaux de Shanghai qui utilise les signaux GPS pour géolocaliser ses employés. Si un employé est testé positif au coronavirus, le service des ressources humaines peut utiliser ces données pour notifier les personnes qui ont été en contact étroit avec cette personne.

« Les restrictions actuelles liées à la COVID-19 ont accéléré la demande de solutions numériques permettant aux entreprises d’offrir un environnement de travail sûr à leurs collaborateurs afin qu’ils se sentent en confiance quand ils devront retourner au bureau », déclare Jean Walbaum, Directeur Smart Office chez JLL

Il existe d’autres applications qui contribuent à transformer les bureaux en espaces sans contact en utilisant par exemple la technologie NFC  au lieu des badges pour permettre aux employés d’accéder à un bâtiment ou un ascenseur via leur smartphone, ou pour acheter à manger dans les restaurants d’entreprise sans argent liquide. Et naturellement, il existe les applications de messagerie instantanée et vidéo dont l’utilisation a explosé depuis le début de l’épidémie.

« Même avant la crise sanitaire, de plus en plus d’entreprises mettaient en place des applications pour faciliter le quotidien de leurs collaborateurs , mais ces dernières ont aujourd’hui un rôle majeur », selon Jean Walbaum, qui estime que seulement 5 à 10 % des entreprises adoptent aujourd’hui avec succès des applications de bureaux. 

Soutenir les communautés

Les applications ne concernent pas seulement les aspects pratiques de la vie au bureau.  Elles jouent également un rôle fondamental pour créer une communauté de collaborateurs qui contribue à renforcer la culture et les valeurs de l’entreprise mais aussi à promouvoir la performance et l’engagement.

Avec l’adoption massive du télétravail, les employés disposent de plusieurs espaces de travail et travaillent de manière plus isolée qu’auparavant. « Veiller à ce que les employés sentent qu’ils font partie d’un collectif alors qu’ils ne sont pas physiquement au bureau est un vrai défi », explique Jean Walbaum.

« La culture d’entreprise est désormais un facteur de différenciation important pour recruter et fidéliser les talents. Les applications ont un rôle à jouer dans la communication et le renforcement des relations entre les managers et leurs collaborateurs », affirme Jean Walbaum.

Le succès de ces initiatives dépend beaucoup de la capacité à intégrer les applications avec les systèmes technologiques existants dans l’entreprise.

 « L’application en elle-même est la dernière pièce du puzzle, car elle est une porte d’accès unique à plusieurs outils dont le collaborateur a besoin au quotidien pour utiliser son environnement de travail mais aussi parfois sur des aspects administratifs en matière de santé et de bien-être », déclare Jean Walbaum.

Cela signifie qu’une telle initiative doit embarquer plusieurs départements, depuis la direction de l’environnement de travail pour la disponibilité ou la réservation de ressources (postes de travail , bulles…) à la direction des ressources humaines pour la mise en œuvre des accords de télétravail et la déclaration des jours de présence.

Améliorer la communication

Bien que la COVID-19 ait modifié le contexte et imposé un suivi plus étroit des employés, les préoccupations relatives à la protection des données persistent.

« La protection de la vie privée reste un sujet de préoccupation, mais la crise actuelle a peut-être incité les collaborateurs à revoir leur position et à considérer les avantages du partage de leurs données personnelles avec leur entreprise afin de garantir leur bien-être ; il y a moins de tabou. En retour, les collaborateurs ont accès à des informations et des services qui œuvrent pour améliorer leur expérience quotidienne, leur productivité et garder le lien au sein des équipes et des organisations », explique Jean Walbaum.

En effet, étant donné que les entreprises doivent s’adapter rapidement à un environnement en constante évolution et que certains employés appréhendent de retourner au bureau, une plus grande interaction permise par ces applications peut être mutuellement bénéfique en fournissant à l’entreprise un retour précieux sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

« Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises devront veiller à ce que leurs applications assurent le lien entre le lieu de travail et leurs collaborateurs », affirme Jean Walbaum.

Cet alignement est d’autant plus critique dans un environnement post-COVID. Selon Jean Walbaum, l’évolution technologique et l’utilisation des applications au bureau joueront un rôle de plus en plus important tant pour l’amélioration de la santé et de la sécurité au travail que pour l’expérience collaborateur.

« La COVID-19 a vraiment accéléré le développement de solutions technologiques de bureau », dit-il. « Nous allons constater une adoption beaucoup plus importante dans les temps à venir ; le potentiel est immense. »